Wir alle kennen sie: die Standarddiagramme, die unser geliebtes Excel erzeugt. Und wir alle haben sie irgendwann einmal in unserem Leben benutzt: die Jüngeren unter uns im Studium zur Visualisierung von Versuchsergebnissen, die Älteren im Berufsleben zur Darstellung von Umsatz- oder Gewinnkurven und Ähnlichem.
Ich fand die Diagramme damals faszinierend: Tabellenkalkulation war ja schon eine tolle Sache für die Budgetplanung, aber dass man die Zahlen dann auch noch schnell auf Knopfdruck grafisch darstellen konnte! Und weil ich die Darstellungen so toll fand, habe ich die Diagramme dann oft formatfüllend auf eine ganze Seite gesetzt – so eine tolle und große Grafik muss doch das Management überzeugen! (Egal, ob ich mit einem großen Diagramm wenig darstelle und Platz und Zeit verschwende oder nicht).
Heute stehe ich diesen Diagrammen jedoch äußerst kritisch gegenüber und habe mir die Bezeichnung eines BI-Experten zu eigen gemacht und bezeichne Standard-Excel-Diagramme als „Informational Fast Food“. Was hat mich zu diesem Sinneswandel bewogen?
Die Aufbereitung von Informationen für die Managementebene ist eine komplexe und schwierige Disziplin. Sie erfordert Fingerspitzengefühl und Erfahrung bei der Auswahl
- der richtigen Informationen
- der richtigen Menge für die Managementebene
- des richtigen Abstraktionsniveaus
- der richtigen Darstellung und
- der richtigen Fokussierung und Führung des Lesers.
Um also genau das beim Management ankommen zu lassen, was man vermitteln will, muss man nach meiner Darstellung fünfmal hintereinander das Richtige tun und das Falsche lassen. Und das Schlimmste: Man muss sich vorher genau überlegen, was man eigentlich berichten will.
Informationen sind da: Nun muss visualisiert werden
Die Visualisierung von Informationen ist eine hochspezialisierte Disziplin, mit der sich in der Vergangenheit nur Experten beschäftigt haben: Zeitungen und Zeitschriften beschäftigen gut bezahlte Grafiker, die nichts anderes tun, als komplexe Sachverhalte für den Leser möglichst leicht verdaulich aufzubereiten. An den Universitäten beschäftigen sich Forscher mit dem Thema.
Und da ist Microsoft natürlich völlig überfordert: Excel ist ein aus meiner Sicht sehr gutes Tabellenkalkulationsprogramm, aber bei weitem kein professionelles Grafik- und Business Intelligence-Tool. Und schon gar nicht kann Excel wissen, welche Informationen wichtig sind und hervorgehoben werden müssen, welche Darstellungsform die Zahlen semantisch richtig präsentiert. Und natürlich kann Excel nicht die Arbeit eines erfahrenen Grafikers automatisieren.
Nicht, dass man immer Grafiker braucht, um gute Managementberichte zu erstellen. Das kann man durchaus lernen. Aber man muss wissen, worauf es ankommt:
- wissen, was man vermitteln will
- nur relevante Informationen darstellen
- Redundanzen vermeiden (außer zur Verdeutlichung)
- Vergleiche und Assoziationen durch gleiche Darstellungen ermöglichen
- Informationen verdichten und konzentrieren
- den Lesefluss lenken und leiten
