In Projekten oder in sehr jungen Linienorganisationen kommt es bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten oft zu endlosen Diskussionen über Aufgabenbereiche und Stellenbeschreibungen. In Abstimmungsgesprächen zu offenen Punkten, in eskalierten Projektsituationen auch „War Rooms“ genannt, werden dann vermeintliche Stellenbeschreibungen von den Beteiligten zitiert oder frei interpretiert. Nicht selten werden dabei Stellenbeschreibungen zitiert, die zum aktuellen Zeitpunkt im Projekt / in der Organisation gar nicht existieren oder unbesetzt sind. Um diese Diskussionen von vornherein zu vermeiden bzw. frühzeitig zu beenden, sind drei Punkte wesentlich.
Erstens müssen die einzelnen Aufgaben und die dazugehörigen Aufgabenbeschreibungen detailliert und eindeutig formuliert werden, so dass einerseits der Umfang der zu erledigenden Aufgaben unmissverständlich beschrieben wird und andererseits vermeintliche Überschneidungen zwischen verschiedenen Verantwortlichkeiten aufgelöst werden.
In einem zweiten Schritt bedarf es, falls eine eindeutige Aufgabenzuordnung immer noch nicht möglich ist, der dezidierten Festlegung der Verantwortlichkeiten durch eine/n durchsetzungsstarke/n und akzeptierte/n Projektleiter/in bzw. eine Führungskraft.
Im letzten Schritt und nur dann, wenn die beiden erstgenannten Voraussetzungen im jeweiligen Umfeld nicht erfüllt sind, hilft oft nur die Eigeninitiative, getreu dem Motto „Einfach mal machen“, sei es als Projektleiter/in, Führungskraft, Projektmitarbeiter/in oder operatives Team.
Quick-Wins für das Projekt
Dabei geht es nicht darum, als Projektmitarbeiter/in jede strittige Aufgabe selbst zu erledigen, um den Projekt-/Führungsverantwortlichen zwingend notwendige Projektmanagement-/Führungsaufgaben, d.h. Aufgabendetaillierung, zu ersparen sowie möglichen Diskussionen aus dem Weg zu gehen.
Vielmehr geht es darum, Aufgaben zu identifizieren, die als Quick-Wins das Projekt / die Linienorganisation voranbringen und bei denen in der Regel der Projektmanagementaufwand in keinem Verhältnis zum Aufgabenumfang steht. Allfällige Diskussionen über Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche zwischen den Projektmitarbeitenden sind umgehend zu klären. In diesen Fällen werden häufig persönliche Interessen zu Lasten des Projektes / der Linienorganisation diskutiert.
Aber auch bei der Übernahme von Aufgaben, die vermeintlich nicht in den eigenen Verantwortungsbereich fallen, gelten die grundsätzlichen Anforderungen an Qualität, Dokumentation und Konformität mit den geltenden Projekt- / Unternehmensvorgaben, wie z.B. IT-Architektur und IT-Sicherheit.
