Viele Menschen haben das Gefühl, sich mit zu vielen Dingen gleichzeitig beschäftigen zu müssen, ohne dafür genügend Zeit zu haben. Unsere Welt ist in den letzten Jahrzehnten immer komplexer geworden. Wir erhalten mehr Input in Form von Veränderungsanstößen, Projektimpulsen und Prioritätsverschiebungen, als unsere Großeltern früher in einem ganzen Monat.
Um diesen ständigen Strom an Informationen erfolgreich zu verarbeiten, ist eine gute Selbstorganisation unerlässlich. Oft neigen wir dazu, alle offenen To-Dos im Kopf zu behalten, was jedoch schnell zu dauerhaftem Stress und verminderter Leistungsfähigkeit führen kann.
Die fünfstufige „Getting Things Done“-Methode von David Allen soll dabei helfen, sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext effizient und stressfrei zu arbeiten, indem alle Aufgaben und Verpflichtungen aus dem Kopf auf externe Listen übertragen werden.
Die fünf Stufen bestehen aus:
- Alles SAMMELN, was unsere Aufmerksamkeit erfordert
- VERARBEITEN, was das bedeutet
- Ergebnisse ORGANISIEREN
- Optionen DURCHSEHEN
- ERLEDIGEN
Um erfolgreich Ordnung zu schaffen, müssen die fünf Stufen nacheinander durchgearbeitet werden.
1. Sammeln
Alles Unerledigte muss vollständig erfasst und in geeigneten Behältnissen abgelegt werden. Jeder Punkt, der ein “sollte” oder “muss” enthält, ist etwas Unabgeschlossenes – sei es ein offener Brief oder eine E-Mail, eine Idee oder eine Strategienotiz, oder sogar ein kaputtes Gerät im Schreibtisch. Zusätzlich sollte man sich mental darüber klar werden, welche To-Dos noch anstehen und welche offenen Punkte ein Handeln erfordern.
Zum Sammeln können verschiedene Hilfsmittel verwendet werden, zum Beispiel:
- Traditioneller Eingangskorb für Referenzmaterial wie: Artikel, Broschüren, einzelne Blätter, Notizen, Ausdrucke, Dokumente und Gegenstände wie Tickets, Schlüssel usw.
- Schreibpapier und Blöcke
- Speichern von digitalen und Sprachmitteilungen
- E-Mail-Eingang
Der Sinn des Schrittes „Sammeln“ ist es, alles an einem anderen Ort als dem eigenen Kopf zu erfassen. Wichtig hierbei: Es sollten so wenig Sammelhilfen wie möglich verwendet werden.
2. Verarbeiten
Nachdem alles gesammelt wurde, muss geklärt werden: Worum handelt es sich bei den einzelnen Punkten? Dabei wird eine Position nach der anderen von oben nach unten durchgegangen. Wichtig ist, dass keine Zeit mit der Bearbeitung der einzelnen Positionen verbracht wird, sondern lediglich festgestellt wird, worum es geht.
Ist eine Aktion erforderlich?
- Nein: Entsorgen, Wiedervorlage, Referenzmaterial
- Ja: Was ist das gewünschte Ergebnis? Was ist der nächste Schritt?
- Erledigen, wenn es unter zwei Minuten dauert
- Delegieren, wenn es mehr als zwei Minuten dauert und es wer anders ausführen kann
- Verschieben, wenn es mehr als zwei Minuten dauert und man es selbst machen muss
3. Organisieren
Haben wir festgestellt, was mit jeder Position zu tun, organisieren wir sie in verschiedenen Listen.
- Projekte: Jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert. Sollte nur eine Indexliste sein, alle weiteren Infos finden sich in Projektlisten.
- Terminkalender: Angelegenheiten, die an einem speziellen Tag oder zu einer speziellen Zeit erledigt werden müssen. Wichtig: Sonst gehört nichts in den Terminkalender, keine To-Do-Listen!
- Liste der nächsten Schritte: Angelegenheiten, die wichtig, jedoch nicht zeitkritisch sind,
- Positionen ohne Handlungsbedarf:
- Entsorgen
- Entwicklung abwarten
- Eines-Tages vielleicht
4. Durchsehen
Alles, was möglicherweise Handeln erfordert, muss so häufig durchgesehen werden, dass der Kopf sich nicht wieder mit dem Versuch belastet, sich daran zu erinnern:
- Mehrmals täglich / am häufigsten: Terminkalender
- Danach / Immer wenn Zeit: Nächste Schritte
- So oft wie notwendig: Projekte / Eines-Tages Vielleicht
5. Erledigen
Nachdem alles erfasst, organisiert und regelmäßig durchgesehen wurde, bleibt nur noch der letzte Schritt: Die Aufgaben müssen zur richtigen Zeit erledigt werden.
Wie entscheidet man nun, was als Nächstes zu tun ist? Zeitkritische Aufgaben aus dem Terminkalender werden am geplanten Tag erledigt. Immer wenn Zeit ist, werden die Listen durchgesehen und anhand verschiedener Kriterien wie Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie oder Priorität – oder einfach nach Gefühl – entschieden, welche Aufgaben am sinnvollsten abgearbeitet werden.
Sitzt man beispielsweise gerade in einer telefonischen Warteschlange und hat ein paar Minuten Zeit, kann man schnell auf die „Nächste Schritte“-Liste schauen und vielleicht einen kleinen Punkt während der Wartezeit erledigen.
Die „Getting Things Done“-Methode von David Allen ist ein kraftvolles Werkzeug, um den täglichen Herausforderungen des modernen Lebens zu begegnen. Durch die konsequente Anwendung der fünf Schritte – Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen – kann nicht nur die Produktivität gesteigert werden, sondern auch ein Gefühl der Kontrolle und Gelassenheit erlangt werden.
Die Methode lässt sich flexibel anpassen und erweitern, sodass sie sich nahtlos in den Alltag integrieren lässt. Es lohnt sich definitiv, sie auszuprobieren.
