Hinführung – Alles ist im Fluss
Die Digitale Transformation und der heutige Wissensstand in den Computerwissenschaften und der Informationstechnologie gehen zurück auf Jahrhunderte technologischer Meilensteine und Errungenschaften. Unser gesamter heutiger Alltag ist durch die oben beispielhaft skizzierten, aufeinander aufbauenden Ereignisse geprägt.
Die Folgen dieser Ereignisse durchziehen alles. Wir wissen nicht, welche kommende Innovation wiederum alles verändern wird. Welche Rolle werden KI und Quantencomputing spielen? Wie wird die die zunehmende Digitalisierung uns als Mensch sowie unsere Gesellschaften verändern? Wie werden wir all das nutzen und welche Entwicklungen, gute wie schlechte, werden dadurch angestoßen? In welche Richtung werden wir gehen?
Wir können es teilweise mit sehr begrenztem Zeithorizont erahnen, aber wir wissen es nicht. Doch neben dieser Ungewissheit ist eines ganz sicher: Alles ist im Fluss und Veränderung ist garantiert. Schlüsselfaktoren zum Erfolg, oder eher „überlebenswichtig“, sind dabei die Fähigkeit und der Wille zur kontinuierlichen Anpassung: Agilität!
Rückblick: Meine ersten Berührungspunkte mit der digitalen Welt
Seit 1992 darf ich die Welt erkunden. Noch heute erinnere ich mich an meinen ersten Eindruck des Digitalen, auch wenn ich es damals natürlich nicht so benennen konnte. Es war die Zeit der New Economy und die Aufbruchsstimmung des digitalen Zeitalters lag in der Luft. Ich besuchte die Grundschule. Meine Erinnerung: Bushaltestelle. Werbebanner. Bekanntes Unternehmen. Doch es war nicht die übliche Werbung für Eis oder die vertrauten Dinge, die man als Kind mit Händen greifen konnte. Diesmal war es abstrakt, fremd, und doch seltsam faszinierend. Große, bekannte Unternehmen verkündeten von nun an ihre Präsenz in diesem mysteriösen „Internet“. Jedes von ihnen trug nun eine neue „Adresse“, die im digitalen, nicht fassbaren Raum schwebte. Doch was bedeuteten all diese Adressen? Wie sollte man sie alle behalten? Es hatte sich etwas grundlegend verändert. Etwas war im Aufbruch.
Einige wenige Jahre später erhielt ich ein Geschenk: „Das Web-Adress-Buch für Deutschland 2003“. In den Händen hielt ich ein Werk, das die „6.000 wichtigsten deutschen Internet-Adressen“ in gedruckter Papier-Form festhielt. Dieses Werk, ein Artefakt jener Zeit, die sich immer mehr dem Digitalen verschrieb, hielt sich noch viele weitere Jahre in diesem Format. Heute ist es digital verfügbar und wird weiterhin aktualisiert.
5 Hürden für eine agile und digitale Verwaltung
Dieser Artikel begreift „Agilität“ nicht in erster Linie als die Anwendung von SCRUM oder SAFe. Agilität ist hier allgemeiner gemeint als die Fähigkeit und der Wille, auf veränderliche Umweltbedingungen schnell, dynamisch zu reagieren und sich anzupassen. Der Fokus wird dabei auf die digitale Transformation in Organisationen der öffentlichen Verwaltung (z.B. Behörden) gelegt.
Die öffentliche Verwaltung steht unter enormem Druck: Zunehmender Fachkräftemangel bei gleichzeitig zunehmenden Anforderungen und Erwartungen. Hinzu kommt auf absehbare Zeit eine weitere Abnahme der Leistungsfähigkeit auf Grund der Folgen des demographischen Wandels. Diese Organisationen werden große Schwierigkeiten bekommen, bei der Erbringung ihrer Aufgaben den qualitativen sowie quantitativen Ansprüchen gerecht zu werden und den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen. Aber nicht nur zukünftige, auch aktuelle Probleme können u.a. auf mangelhafte Digitalisierung zurückgeführt werden. Schlagen Sie nur die Zeitung auf oder denken Sie an Schlagzeilen der jüngeren Vergangenheit. Digitalisierung kann einen entscheidenden Faktor darstellen, um diesen Herausforderungen zu begegnen und die größer werdenden Fähigkeiten-Lücken zu schließen.
Während die öffentliche Verwaltung bei der digitalen Entwicklung eher hinterherhinkt, beschleunigt diese hingegen mit rasantem, exponentiellem Tempo. Derzeit wird die Lücke zwischen Leistungsanforderung und Leistungsfähigkeit immer schneller immer größer. Unsere öffentlichen Organisationen verlieren in ihren Fähigkeiten den Anschluss an wirtschaftlich agierende Akteure, sie verlieren die Akzeptanz in der Bevölkerung aufgrund schlechter und langsamer Abwicklung von Verfahren und Verwaltungsakten und sie verlieren auch im Wettbewerb im direkten Vergleich mit anderen staatlichen Akteuren. Digitalisierung ist kein Allheilmittel, aber sie ist ein entscheidender Schlüssel- und Erfolgsfaktor.
Im beratenden Umgang mit Behörden habe ich das Gefühl bekommen, dass Digitalisierung als ein plötzliches und schreckliches Naturereignis angesehen wird, welches gestern noch nicht existierte und heute alles auf den Kopf stellt. Über Nacht ist auf einmal alles anders. Veränderung wird grundsätzlich als etwas Negatives betrachtet und die Chancen und Potentiale, die aus einer erfolgreichen Anpassung entstehen können, werden nur schwerlich gesehen.
Verständlich ist aber, dass Neuerungen Ängste erzeugen können. Arbeitet man selbst in einem dynamischen und sich täglich verändernden (IT-)Umfeld, dann kann man die Sorgen in Behörden nicht immer nachvollziehen. Aber sie sind existent und müssen berücksichtigt werden, damit eine digitale Transformation gelingen kann. Hier muss man selbst auch mal die Perspektive wechseln, empathisch sein und eng mit den Menschen zusammenarbeiten, die betroffen sind: Bedürfnisse ernst nehmen und versuchen, zu verstehen. Dabei kann es auch um folgende Bedenken gehen: Die Farbe des Büros ändert sich. Ab sofort bin ich kein Einzelkämpfer mehr, sondern muss im Team arbeiten. Prozesse, die ich seit 25 Jahren so bearbeitet habe, ändern sich. Wird meine Expertise noch wertgeschätzt? Das Programm sieht anders aus; die Oberfläche hat sich verändert.
Dieser Artikel soll auf die Frage eingehen, warum insbesondere Organisationen der öffentlichen Verwaltung der Schritt hin zu einer echten, ernst gemeinten und ganzheitlich gedachten digitalen Transformation so schwerfällt. Ich habe den Eindruck, dass benannte Organisationen in ihren offiziellen Strategien mit Buzzwords, wie KI und Blockchain, punkten wollen. Dabei fehlt es aber doch bereits an der Digitalisierung der Kernprozesse. Und dann gibt es auch immer noch Ausschreibungen der öffentlichen Hand, die Faxgeräte in den Fokus nehmen…
Organisationen der öffentlichen Verwaltung scheitern bei Agilität und Digitalisierung aus meiner Sicht besonders an folgenden fünf essenziellen Themenfeldern:
Das Ökosystem von Organisationen der öffentlichen Verwaltung
Eine Behörde muss sich nicht am Markt „behaupten“. Die klassischen Marktmechanismen, denen sich private Unternehmen stellen, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein, spielen keine Rolle; wenn wir einmal den Wettbewerb um Fachkräfte außen vorlassen. Damit unterscheidet sich das Ökosystem der öffentlichen Verwaltung fundamental von dem der marktwirtschaftlich agierenden Akteure. Es geht ja schließlich nicht um Marktanteile. Wettbewerb und Marktdruck spielen als dynamische Kräfte und Treiber für Wandel, Innovation und effizientes Handeln keine entscheidende Rolle. Anpassung, Weiterentwicklung und die Adaption technologischen Fortschritts, wie z.B. Digitalisierung, werden per Gesetz initiiert. Und wenn die Umsetzung der betreffenden Gesetze nicht schnell genug funktioniert, dann werden gesetzliche Fristen einfach verlängert. Eine Behörde schlittert dann nicht in die Insolvenz, weil ihr die Kunden wegbleiben. Sie muss nicht kontinuierlich ihr Geschäftsmodell evaluieren und anpassen, um auch noch morgen bestehen zu können. Es gibt nicht diese Art der existenziellen Herausforderung (oder eher Bedrohung), der Unternehmen ausgesetzt sind. Das Anreiz- und Zielsystem einer Behörde funktioniert insgesamt anders und erzeugt keinen Veränderungsdruck.
Organisationen der öffentlichen Verwaltung operieren in einem politisch geprägten Umsystem, das von langwierigen Gesetzgebungsprozessen und komplexen Vorschriften bestimmt wird. Schwerfällige Ausschreibungsverfahren binden Ressourcen und Kapazitäten. Datenschutzrechtliche Vorgaben, doch insbesondere die behördeninterne Umsetzung und sehr risikoaverse Auslegung des Datenschutzes, stellen eine weitere enorme Herausforderung für technologische Sprünge dar. Die föderale Struktur Deutschlands, der unzureichende Austausch sowie die ausbaufähige Zusammenarbeit zwischen den Behörden behindern die Einführung und Etablierung einheitlicher Prozesse und Standards. Die Skalierung von Systemen und die Nutzung von Synergiepotentialen kann so nur schwer erfolgen. Diese Kombination resultiert in einem starren, unbeweglichen Ökosystem, welches Veränderung und Wandel ausbremst. Disruptive Reformen oder ergebnisreiche Transformationen sind hier nur mühsam zu erreichen und die öffentliche Verwaltung in Deutschland bleibt leider oft hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Führung und Verantwortlichkeiten
Commitment der Führung und Digital Leadership sind erfolgskritische Faktoren und entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation in Organisationen. Im Umgang mit Organisationen der öffentlichen Verwaltung sind dies allerdings oftmals Fremdwörter. Digitalisierung sollte als zentrales, strategisches Thema ganzheitlich gedacht und gemanagt werden sowie in der Organisation vor allem verbindlich aufgesetzt und umgesetzt werden. Leider wird das Thema in der öffentlichen Verwaltung eher als lästiges Nebenthema betrachtet.
Es ist ein wesentliches Problem, dass Digitalisierung zu wenig als integraler Bestandteil der Organisationsentwicklung und als Schlüsselfaktor für zukünftige Effizienz und Bürgernähe betrachtet und entsprechend von den Leitungen vorgelebt und getrieben wird. Die Verantwortung für Digitalisierungsvorhaben wird eher an einzelne Stellen in der Organisation delegiert, welche unglücklicherweise „IT“ in ihrer Benennung tragen, ohne dass eine umfassende und strategische Einbindung in die Gesamtorganisation erfolgt. Neben diesen eher organisatorischen Aspekten fehlt es, neben dem tatkräftigen Engagement von Leitungsinstanzen in Sachen Digitalisierung, auch und insbesondere an Vertrauen den eigenen Mitarbeitenden, deren Kompetenz und Innovationskraft gegenüber. Darauf kommt es aber an, wenn Digitalisierungsprojekte nicht nur abgearbeitet, sondern mit Leben gefüllt werden sollen, was schlussendlich der gesamten Organisation, der Organisationskultur sowie der Motivation, Akzeptanz, Befähigung und Stimmung der Mitarbeitenden zugutekommt.
Erst wenn Führungskräfte echtes Digital Leadership zeigen, Verantwortung für die digitale Transformation in ihrer Organisation übernehmen und klar verorten sowie Vertrauen in ihre Mitarbeitenden haben, kann eine erfolgreiche digitale Transformation gelingen.
Kultur
Stellen Sie sich vor, Sie sind eine frisch ausgebildete IT-Fachkraft und Ihnen steht die ganze Welt offen. Jetzt haben Sie die Wahl: Sie können in einem innovativen, dynamischen, modernen, ehrgeizigen Unternehmen die Welt von morgen gestalten, an einem bestens ausgestatteten und flexiblen Arbeitsplatz mit allen technischen Möglichkeiten, Gestaltungsspielraum, frühzeitige Verantwortungsübernahme für eigene Ideen und Projekte, Partizipation, offene und lockere Kultur usw. – oder Sie gehen in die Behörde.
Das war zwar provakant, aber vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels, insbesondere im IT-Bereich, müssen sich Behörden stärker mit ihrer Kultur befassen und diese aktiv gestalten. Aber die Kultur in der öffentlichen Verwaltung spielt auch eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Agilitätsinitiativen. In diesen Organisationen ist allerdings eine Kultur vorherrschend, die Veränderungen grundsätzlich eher skeptisch gegenübersteht und die traditionellen Arbeitsweisen als Goldstandard ansieht. Ein Digital Mindset existiert nur vereinzelt. Kulturelle Artefakte wie „Das haben wir schon immer so gemacht.“, „Nur, was auf Papier steht, ist korrekt und nur darauf kann man sich verlassen.“ oder „Digitalisierung ist Quatsch; funktioniert nicht, brauchen wir nicht“ sind dafür die passenden Repräsentanten. Und was nicht in einer Dienstanweisung steht, das ist ohnehin nicht relevant. Veränderungen werden somit häufig als Bedrohung für bestehende Arbeitsweisen und Strukturen gesehen. Dies führt zu passivem oder aktivem Widerstand gegen neue Technologien und agile Arbeitsmethoden.
Daneben ist die Kultur weiter geprägt durch starke Hierarchisierung und Mikromanagement sowie eine fehlende gesunde Fehlerkultur. Lernen aus Fehlern statt Fehler als Scheitern zu betrachten ist ein Treiber kontinuierlicher Verbesserung (Kaizen) und dieser Ansatz ist essenziell in Digitalisierungsinitiativen.
All diese genannten kulturellen Faktoren sind hinderlich für den notwendigen Wandel. Dieser statische, kulturelle Rahmen, in dem der Wille zur Veränderung nur schwach ausgeprägt ist, stellt eine der größten Hürden für Fortschritt und Innovation dar. In einer sich schnell wandelnden (digitalen) Welt müssen aber auch Verwaltungen in der Lage sein, agil auf neue Herausforderungen zu reagieren.
Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit
Machen wir es kurz: In Organisationen der öffentlichen Verwaltung fehlt es an einer offenen, guten Kommunikation. Mangelnde Transparenz und Zusammenarbeit, welche für Agilität und Digitalisierung unerlässlich sind, bestimmen den Arbeitsalltag. Die „kleinen Fürstentürmer“, Silo-Denken und das „Wissen-ist-Macht“-Prinzip verhindern, dass Wissen geteilt wird sowie Informationen effektiv und effizient verteilt werden.
Ein weiterer Aspekt ist die fehlende Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT. Häufig stehen sie in einem Konkurrenzverhältnis zueinander, anstatt gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Die IT wird oft nicht als integraler Bestandteil der Organisation gesehen, sondern als notwendiges Übel, das lediglich unterstützende Funktionen übernimmt. Diese Sichtweise verhindert, dass die IT-Abteilung als Partner in der digitalen Transformation wahrgenommen wird.
Dieses Gegeneinander statt Miteinander führt zu ineffizienten Prozessen und einer Kultur, die Innovation hemmt. Abteilungsdenken und die Trennung von Fach- und IT-Abteilungen führen zu einer Fragmentierung, die den Informationsfluss behindert und Synergien ungenutzt lässt. Eine Kultur der Zusammenarbeit, in der Wissen offen geteilt und gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird, ist jedoch unerlässlich für erfolgreiche Digitalisierungsinitiativen. Auch dies beginnt bei der Führung, die als Vorbild für eine offene, innovative und kollaborative Arbeitsweise agieren muss.
Fähigkeiten, Befähigung und Kapazitäten
Eine grundlegende Hürde des Wandels ist der Mangel an digitaler Kompetenz. Viele Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung verfügen nicht über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um moderne Technologien und agile Methoden effektiv zu nutzen. Ursächlich dafür sind unzureichende Aus-, Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen im Bereich Digitalisierung, aber auch die mangelnde Bereitschaft, sich mit neuen Themen auseinanderzusetzen (siehe 3. Kultur).
Auch die organisatorischen Kapazitäten sind oft nicht ausreichend, um Digitalisierungsinitiativen voranzutreiben. Viele Verwaltungen sind mit ihren alltäglichen Aufgaben bereits stark ausgelastet, sodass wenig Spielraum für zusätzliche Projekte bleibt. Ohne ausreichende personelle und finanzielle Ressourcen können Digitalisierungsprojekte nicht erfolgreich umgesetzt werden. Hinzu kommt, dass bestehende Kapazitäten oft nicht optimal genutzt werden, da interne Prozesse und Strukturen nicht auf die Anforderungen der digitalen Transformation ausgerichtet sind.
Ein weiteres Hindernis ist das Fehlen einer klaren strategischen Ausrichtung in Bezug auf Digitalisierung und Agilität. Ohne eine klare Vision und konkrete Ziele zur Steuerung und effizienten Ressourcenallokation fehlt es den Mitarbeitenden an Orientierung und Motivation. Die Leitungsinstanzen müssen daher nicht nur die notwendigen Ressourcen bereitstellen, sondern auch eine klare Strategie entwickeln und kommunizieren, die die Bedeutung und die Ziele der digitalen Transformation deutlich macht.
Fazit und Ausblick – Die Reise ist nicht zu Ende
Echte Agilität und Digitalisierung werden nicht durch Gesetze erreicht. Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen und Hürden des Wandels. Es bedarf grundlegender struktureller Anpassungen, damit Digitalisierung in Organisationen dieser Art gelingen kann. Es ist noch ein weiter Weg, der viel Zeit abverlangt. Haben wir diese Zeit?
NOVEDAS unterstützt Organisationen und Unternehmen unterschiedlichster Art bei ihrer Reise durch die digitale Transformation. Einige der oben beschriebenen Herausforderungen könnten auch Ihnen bekannt vorkommen. Zögern Sie daher nicht, uns anzusprechen! Gemeinsam stellen wir die richtigen Fragen und finden auch die Antworten dazu.
Das Bild oben ist mit der Hilfe einer Künstlichen Intelligenz entstanden.
