Wie wichtig es ist, ein ausführliches und regelmäßiges Projektreporting aufzubauen, dürfte wahrscheinlich jedem Projektmanager bewusst sein.
Ohne diesen Abgleich des Ist- mit dem Soll-Zustand und der damit verbundenen Aussagefähigkeit zum Projektfortschritt, fällt es schwer, verlässliche Projektstatus-Berichte zu liefern, den Zustand, in welchem sich das Projekt befindet, zu bewerten und darauf aufbauend Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen.
Projektreporting im agilen Umfeld
Im Rahmen der voranschreitenden Agilität, die in immer mehr Unternehmen und somit auch Projekten Einzug erhält, gilt es, auch das Projektreporting neu zu betrachten. Lange und häufig über mehrere Monate dauernde Projektphasen werden durch drei bis vier Wochen andauernde Sprints abgelöst. Das Projektmanagement-Dreieck wird – im wahrsten Sinne des Wortes – auf den Kopf gestellt, wodurch Steuerungsmaßnahmen häufig lediglich auf die Anpassung des Projektscopes abzielen, während die Zeit- und Budgetplanung weitestgehend unberührt bleiben. Soweit die Theorie…
Die Auswahl der geeigneten Kennzahlen und Reportingtools als entscheidende Erfolgsfaktoren
In der Praxis finden wir häufig hybride Projektstrukturen vor, bei denen sich sowohl aus dem klassischen als auch aus dem agilen Vorgehen bedient wird. Hier lohnt es sich, auch die gewählten KPIs für das Projektreporting in eine hybride Form zu gießen.
Ein Beispiel für solch einen Messwert ist die Anzahl der verbrauchten Personentage auf Teamebene pro abgearbeitetem User Story Point. Zwar werden User Story Points eigentlich gemäß ihrer Komplexität und nicht nach benötigtem Ressourcenaufwand geschätzt, jedoch kann dieser KPI dabei unterstützen, die Komplexität des unter gegebenen Budget- und Zeitrestriktionen zu erstellenden Produktes im Voraus zu schätzen. Zusätzlich werden hiermit wertvolle Informationen für die Planung zukünftiger Projekte gesammelt und potenzielle Abweichungsrisiken verringert.
Die Wahl der geeigneten KPIs sollte nicht losgelöst von der Entscheidung der einzusetzenden Reporting-Tools getroffen werden. Das häufig genutzte Reporting über Excel-Tabellen kann sinnvoll sein, weil es einen hohen Individualisierungsgrad des Reportings ermöglicht. Mit zunehmender Projektgröße steigt jedoch häufig der manuelle Aufwand zur Pflege des Reportings. Dem gegenüber stehen Tools wie Jira, die vielfältige Möglichkeiten zum Aufbau von Dashboards und dahinterstehender automatisierter Auslesung von Kennzahlen bieten.
Es zeigt sich, dass der Aufbau eines effektiven Projektreportings mit validen und verlässlichen Messungen der Betrachtung unterschiedlicher Aspekte bedarf und vom Projektaufbau als auch von weiteren Faktoren, wie zum Beispiel Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz, abhängt.
Befinden Sie sich gerade als Projektleiter in einer frühen bzw. kritischen Phase des Projektes oder wollen im Projektmanagement Office ein projektübergreifendes Reporting aufbauen? Dann kann NOVEDAS Sie hierbei beraten und dabei von der Planung bis zur Umsetzung an Ihrer Seite stehen.
