Niko Möls, Berater und zuständig für die Unternehmensentwicklung, hat sich mit Frank Kleemann unterhalten. Frank Kleemann ist Geschäftsbereichsleiter bei einem Kunden von NOVEDAS Consulting: der Autobahn GmbH. Dort verantwortet den Betrieb des ERP-Systems und hat unter anderem über das vergangene Jahr ein komplett neues SAP-Systems eingeführt. Die zentrale Herausforderung liegt dabei in der Datenkonsolidierung der bisher weitgehend unabhängig voneinander arbeitenden Landesgesellschaften für Bau, Betrieb und Wartung der Autobahnen. Im Interview spricht er über besondere Herausforderungen und natürlich auch die Aufgaben, bei denen NOVEDAS Consulting unterstützt hat.
Guten Tag, Herr Kleemann. Sie sind seit fast drei Jahren als Geschäftsbereichsleiter bei der Autobahn GmbH tätig. Dort sind Sie hauptsächlich für den Betrieb des ERP-Systems verantwortlich und haben im letzten Jahr den Aufbau eines komplett neuen SAP Systems unter erheblichem Zeitdruck geleitet. Wo liegen denn aktuell die Schwerpunkte in Ihrer Arbeit?
Meine Aufgabe beschränkt sich nicht nur auf den SAP-ERP-Bereich, sondern auch auf den HCM Bereich und die SAP Umsysteme für unser Tagesgeschäft Planen, Bauen, Betrieb. Hier im Besonderen die Systeme MaViS für Multi-Projektmanagement, iTWO für das Vertragsmanagement der Bau- und Ingenieur-Verträge sowie das Thema GE Office für Grunderwerb und Liegenschaftsverwaltung. Das Kernthema liegt dabei im Bereich Schnittstellen-Verwaltung und -Erstellung. Unser Ziel ist, einen System-Verbund zu schaffen. Im Großen und Ganzen ist das System auf einem guten Weg. Jetzt geht es um Detail-Abstimmungen sowie um die Lösung zahlreicher Herausforderungen aus dem Übergangszeitraum. Insbesondere zum Jahresende müssen zum Beispiel buchhalterische Daten lückenlos vorliegen und aufgeräumt werden.
Die komplette Digitalisierung Ihres Belegflusses ist also das Oberziel?
Genau. Es gibt natürlich noch immer ein paar Dinge in den Vergabeverfahren, die in Papierform erfolgen müssen. Aber grundsätzlich ist das die Idee und das Ziel. Tatsächlich ist dieser Prozess schon weitgehend abgeschlossen. Insbesondere aber die Vorabprüfung potenziell fehlerhafter Belege ist gerade eines der Themen, das uns umtreibt.
Sind Sie im Rahmen dieses Prozesses auf besondere Herausforderungen gestoßen?
Die größte Herausforderung ist zweifelsohne das Thema selbst: Digitalisierung. Unsere Vergangenheit und die Vergangenheit in den Auftragsverwaltungen der Länder ist wenig digital. Durch die föderalen Strukturen gab es digitale Leuchtturmprojekte in einzelnen Ländern – im Großen und Ganzen hatten wir aber einen großen Nachholbedarf. Besonders bemerkbar macht sich das für die neuen Mitarbeiter, die zur Autobahn gewechselt sind: Neue Systeme, neue Prozesse, neue Kollegen – das in einen geregelten Ablauf zu bekommen ist für viele eine große Herausforderung, sowohl menschlich als auch in den Arbeitsprozessen. Deswegen haben wir ein Stabilisierungs-Programm ins Leben gerufen, um eine gewisse Routine in unsere neuen Standard-Prozesse zu bekommen. So werden die Leute sicherer und begreifen die Systeme als Hilfsmittel für die tägliche Arbeit.
Der Transformationsprozess selber ist also die Herausforderung, insbesondere die Schnittstelle zwischen digitalen Prozessen und echten Menschen.
Richtig. Manche Dinge haben wir in der Vergangenheit vermutlich zu komplex gedacht. Bei dieser zusätzlichen Herausforderung müssen wir ebenfalls prüfen, ob wir die Komplexität in Systemen oder Schnittstellen reduzieren können. Das haben wir auch aus dem Feedback der mit den Systemen arbeitenden Teams und Mitarbeitern in der Fläche gelernt.
Lassen Sie uns über unsere gemeinsamen Projekte reden. Zusammengearbeitet haben wir bei den Themen Datenübernahmen & Migration sowie bei der Einführung der Umsysteme. Wie sahen aus Ihrer Sicht Ausgangssituation und Projektziele aus?
Gerne. Starten wir bei der der Datenmigration. Auf der einen Seite benötigten wir Unterstützung bei der Projektleitung. NOVEDAS hat hier für uns externe Dienstleister der DXC gesteuert. Die große Herausforderung war, die Daten aus den Bundesländern einzusammeln. Diese Daten sind in unterschiedlicher Qualität und Güte geliefert worden; zusätzlich war auch die Hilfestellung der Länder unterschiedlich ausgeprägt.
Im Umsysteme-Umfeld lag der Schwerpunkt bei der Koordination zwischen Technik und IT auf unserer Seite, aber auch hier wieder mit externen Partnern. Gleichzeitig suchten wir auf unserer Seite dringend Kollegen im Bereich der Anwendungsbetreuung der Systeme; hier Mitarbeiter zu finden ist sehr schwierig, sodass wir auch hier operative Unterstützung benötigt haben. Man darf nicht vergessen, dass wir uns parallel mit der GmbH in der Aufbauphase befunden haben. Alles musste gleichzeitig passieren und war gleichermaßen wichtig.
Gab es im Laufe des Projektes Besonderheiten oder weitergehende Herausforderungen, die es zu lösen galt?
Herausfordernd und spannend ist es immer, auf dem weißen Blatt Papier anzufangen und zu sehen, wie die Dinge wachsen und sich entwickeln. Für die Digitalisierung unserer Prozesse und die Migration in ein System benötigen wir diese Systeme erst einmal. Wir hatten also die Gelegenheit und Herausforderung, Systemlandschaft und Rechenzentren neu aufzubauen. Die größte Herausforderung bei alldem war aber sicher die sehr knappe Zeit und die endlichen Ressourcen, verbunden mit einem unumstößlichen Produktivstarttermin, der laut Gesetz festgeschrieben war. Da war es wichtig, dass Richtige in der richtigen Reihenfolge zu tun und die Prioritäten im Auge zu behalten.
Natürlich interessiert uns, ob Ihnen besondere Eigenschaften unserer Kolleginnen und Kollegen besonders aufgefallen sind. Gibt es Gründe, warum Sie gerne mit NOVEDAS zusammenarbeiten?
Ich glaube, dass sich NOVEDAS-Kollegen vor allem für komplexe Projekte eignen. Es ist wichtig, auf Augenhöhe miteinander zu arbeiten. Häufig werden Projekte auch aufgeblasen mit einer Menge an Overhead; bei NOVEDAS passiert genau das nicht. Wir bekommen situationsgerechte Unterstützungsleistungen, so wie wir sie benötigen.
Wir reden von uns selbst immer gerne als Macher und Generalisten. Hätten Sie sich im Projekt eher Spezialisten für die einzelnen Aspekte gewünscht?
Ich glaube sogar, dass es ein Vorteil ist, wenn man generalistisch aufgestellt ist. Das sehen wir auch bei vielen Fachexperten, die auf Ihrem Fachgebiet zwar Koryphäen sind und diesen Teil der Arbeit immer bis ins letzte Detail beherrschen; aber die Einbeziehung anderer Perspektiven fehlt hier oft. In der Praxis wird häufig weniger Komplexität benötigt; wir beobachten das ja in unserem eigenen Projekt. Da machen Generalisten den Unterschied, die einen offeneren Blick haben, das Gesamte betrachten und realistisch beurteilen können.
Vielen Dank für das Gespräch!
