Vor ca. zwei Wochen fand unser erster SAFe Online Roundtable statt – eine Veranstaltung, die eigentlich offline stattfinden sollte und vom persönlichen Austausch lebt. Im Folgenden wollen wir zeigen, wie wir das Ganze angelegt haben und was Sie daraus lernen können. Oben drauf gibt es ein paar Tipps für tolle Online-Warm-up-Spiele!
Der SAFe Online Roundtable ist ein von NOVEDAS initiiertes Austauschformat zum Scaled Agile Framework. Die Idee: Teilnehmern die Möglichkeit für einen firmenübergreifenden Austausch bieten und gemeinsam besser werden. Aufgrund von Corona fand dieser Austausch nun remote statt – im Design Thinking Format und als Workshop.
Wer schon mal einen Online Workshop mit (relativ) unbekannten Teilnehmern durchgeführt hat, der weiß: Es ist unglaublich schwierig, die Gruppe einzuschätzen. Wie redselig oder schweigsam wird die Gruppe sein? Wie wird sich die Dynamik entwickeln? Nehmen die Teilnehmer die Aufgabenstellung an? Ist alles einfach genug oder gar zu einfach dargestellt? Wer kann welche Technik nutzen? Funktioniert alles?
Daher hatten wir uns entschieden, einen vergleichsweise „sicheren“ Aufbau zu wählen:
- Audio-/Videokonferenz: Jitsi.Meet – weil hier keinerlei Installation notwendig ist und sehr einfach Breakout Sessions gestartet werden können. Als Backup hatten wir MS Teams inkl. Telefoneinwahl vorgesehen. MS Teams funktioniert leider nicht bei allen Firmen. Weil wir uns trotzdem auch alle per Video sehen wollten, war dies nicht unsere erste Wahl, sondern nur Backup. Andere bekannte Tools schieden wegen Datenschutzbedenken aus.
- Digitales Whiteboard: Miro – weil dies sehr performant läuft, in der Regel keine Verbindungsprobleme auftreten und auch die Exportfunktion sehr gut ist. Als Backup hatten wir das neXboard von neXenio vorbereitet.
Vom Ablauf her konnten wir einiges dazu lernen und waren froh, dass wir so gut durchgekommen sind:
Kurze Begrüßung in Jitsi.Meet per Video
Absprung in das Miro Board und Vorstellungsrunde – jeder Teilnehmer stellt sich im Board vor (s. Screenshot von meiner Vorstellung).
Tipp 1: Dabei erzählt jeder eine wahre und eine falsche Geschichte, die anderen stimmen dann ab, welche Geschichte wahr und welche falsch ist. Das sorgt für viele Lacher, „zwingt“ die Leute sich mit der Bedienung des Boards vertraut zu machen und sorgt meist für genug informellen Gesprächsstoff für das Networking.
Tipp 2: Für die Vorstellungsrunde lieber immer etwas zu viel Zeit einplanen (in unserem Fall bei 8 Teilnehmern: 40 Minuten). Das reduziert den Stress und die Leute können in Ruhe ankommen. Außerdem muss man so die kleinen Rückfragen zu der wahren und falschen Geschichte nicht gleich abbinden.
Kurzer Impulsvortrag: Einstellung aller Teilnehmer auf das Thema das Workshops mit abschließender „Diskussionsfrage“
Gemeinsames Problemverständnis: Dann startet der wichtigste Bestandteil in jedem Design Thinking Workshop: Erarbeitung eines gemeinsamen Problemverständnis mithilfe von ein paar einfachen Methoden.
Breakouts: In Zweier-Gruppen wird das Wissen der Gruppe zusammentragen. Dies dient einerseits als Pufferzeit (falls man hier schon zeitlich zu knapp dran ist, macht man diesen Teil einfach kürzer und im Plenum) und andererseits schon dem individuellen Kennenlernen der Teilnehmer.
Mittagspause: Jeder kann in eine individuelle Mittagspause starten. Wer sich parallel beim Essen weiter informell austauschen will, der bleibt einfach im Jitsi.Meet
Lösungsfindung: Dann geht es (hoffentlich) gut gestärkt in die Lösungsfindung. Hierfür wird zunächst ein sehr witziges Warm-Up Spiel gemacht, das die rechte Gehirnhälfte anregt.
Tipp 3: das Warm-up Spiel (Five-Ways-To-Use) läuft so – man nimmt ein Foto eines alltäglichen Gegenstands, bspw. eine Kaffeetasse. Jeder Teilnehmer muss dann für sich mindestens fünf Sachen aufschreiben, die man mit dieser Tasse machen kann, außer daraus trinken.
Kurze Retro: I like, I wish: Jede*r Teilnehmende sagt kurz, was ihr/ihm gefallen hat und was man sich beim nächsten Mal anders oder mehr wünschen würde.
Speed-Networking in Breakouts: Start in ein bilaterales Networking in Zweier-Gruppen. Wechsel des Gesprächspartners alle 10-15 Minuten, sodass alle die Gelegenheit haben, sich kennenzulernen.
Online-Veranstaltung: Ein Fazit
Für uns hat das oben genannte Format sehr gut funktioniert. Wir wollen beim nächsten Mal trotzdem vor allem eine Sache anders machen:
- Die Gruppe hatte eine tolle Dynamik und der Austausch war sehr wertvoll. Beim nächsten Mal bereiten wir zwar wieder relativ genaue „Aufgaben“ vor, wenn die Gruppe sich aber lieber „freier“ austauschen möchte, verfahren wir etwas freier.
Falls Sie noch weitere tolle Warm-up Spiele kennen, die auch online funktionieren, freuen wir uns über Hinweise!
Falls Sie selber gern bei unserem Roundtable teilnehmen wollen, dann schreiben Sie mir kurz eine E-Mail an niko.moels@novedas.com.
