Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Der weltweite Ausbruch von COVID-19 zieht zahlreiche Konsequenzen nach sich. Arbeiten müssen nun verstärkt in Form des „Home Office“ stattfinden. Für viele Arbeitgeber scheint dies vor allem aus zwei Gründen problematisch. Zum einen ist die technische Infrastruktur häufig überwiegend auf Vor-Ort-Arbeiten ausgelegt. Zum anderen wird befürchtet, dass Arbeitnehmer weniger effizient und nützlich von Zuhause aus arbeiten wie das im Büro der Fall ist. Das muss gar nicht die Schuld der Mitarbeiter sein, Ablenkungen und Zwänge wie Kinder, Familie, fehlenden Räume, der Haushalt und möglicherweise auch Netflix (oder wahlweise ein Buch) sind allgegenwärtig. Die Mitarbeiter sind weniger sozial kontrolliert als im Büro vor Ort.

Wir bei NOVEDAS können Sie beruhigen – in beiden Beziehungen. In unserem Unternehmen arbeiten wir seit eh und je auf Kundenwunsch auch remote. Das bedeutet zwar nicht, dass all unsere Mitarbeiter immer aus dem Home Office arbeiten. Auch heißt es nicht, dass wir nicht hier und da mit Herausforderungen konfrontiert sind. Im Rahmen unserer regelmäßigen Firmenkonferenzen fördern wir seit 22 Jahren den wichtigen persönlichen Austausch. Es zeigt aber auch: Seit mehr als 20 Jahren funktioniert bei uns das Arbeiten aus der Ferne. Schauen wir uns die beiden Herausforderungen im Detail an.

Die technische Infrastruktur ist für das Home Office nicht ausreichend

Hierbei handelt es sich zweifelsohne um eine pauschal nicht zu beantwortende Frage. Natürlich gibt es viele Gründe, welche das Home Office aus technischer Sicht erschweren. Hierzu gehören unter anderem die Themen Verfügbarkeit von Hardware bzw. im gleichen Kontext IT Security und Datensicherheit. Hinzu kommt noch, dass entsprechende Werkzeuge nicht nur vorhanden sein müssen. Entscheidend ist, dass die korrekte Anwendung von Slack, Teams & Co. auch funktioniert. Dabei geht es weniger darum, sich sklavisch an den Funktionen einer Software zu orientieren, als vielmehr für sich als Team einen Weg zu finden, die Arbeit mit diesen Werkzeugen zu lösen. Wir können Ihnen aus Erfahrung versichern: diese Aufgaben sind – auch spontan – lösbar. Häufig ist externe Unterstützung ratsam und natürlich ruckelt es hier und da (im wahrsten Sinne des Wortes, wenn die private Internetleitung nicht so stabil ist). Notgedrungen können wir aber sowohl jetzt unter zeitlichem Druck diese Herausforderungen genauso meistern wie im Rahmen eines langen Change-Prozesses über einige Jahre hinweg. Ein gutes Beispiel hierfür ist im Übrigen Microsoft. Mit der Eröffnung der Firmenzentrale vor gut drei Jahren und dem Konzept #worklifeflow hat Microsoft nicht nur in der physikalischen Gestaltung der Büros Standards gesetzt. Vielmehr gibt es am Standort auch deutlich weniger Arbeitsplätze als es offiziell angestellte Mitarbeiter gibt.

Das richtige Vertrauensverhältnis: Führung und Motivation am Remote Workplace

Nehmen wir an, die Technologie bekommen wir in den Griff. Dass wir hier alle vor ähnlichen Herausforderungen stehen, hat eine Video-Konferenz der Kanzlerin neulich gezeigt, die offensichtlich auf eine Verbindung ihres Mikrofons mit dem Video-Konferenzserver warten musste. Eine Herausforderung, die uns alle ebenfalls trifft, ist die der Motivation und Führung am Arbeitsplatz. Slack oder Teams zu besitzen und anzuwenden heißt nämlich nicht automatisch, damit auch identische Ergebnisse hinzubekommen. Das hat im Übrigen anders als hier und da anderslautende Meinungen von Führungskräften mutmaßen lassen wenig damit zu tun, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich ablenken lassen oder sowieso nicht arbeiten.

Eine über zwei Jahre angelegte Stanford-Studie zeigt, dass die Produktivität im Home Office höher ist und auch Heise berichtet über die positiven Effekte von Home Office, dokumentiert vom Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (kurz: IAB). Hiermit haben wir schon mal festgehalten: von sich aus sind Home Office und Remote Work gar nicht so schlimm wie befürchtet.

Was also sind dann Herausforderungen? Die wegen der Corona-Pandemie geltenden Kontaktsperren sind sicherlich ein Hauptrisiko. Der wichtige Ausgleich für die Arbeit fehlt, da zahlreiche Möglichkeiten der Freizeitgestaltung momentan schlicht auf Eis liegen. Hinzu kommt: Stress aufgrund eines ebenfalls zu Hause arbeitenden Partners und möglicherweise Kinder oder aber andere Familienangehörige, die Betreuung und Aufmerksamkeit benötigen, sind eine psychologische Belastung. Die Arbeit im Büro kann ein Ausgleich von diesem Stress sein, der nun ebenfalls fehlt. Auch die vielen kurzen Sozialkontakte auf dem Flur, bei der Anreise oder in der Kaffeeküche entfallen und damit ein wichtiges Verbindungselement für die Organisation.

Wichtige Grundregeln für das Home Office

Um möglichst viele dieser Schwächen also auszugleichen, gibt es einige Grundregeln, die wir Ihnen aus mehr als 20 Jahren Erfahrung gerne mitgeben möchten – und die wir aufgrund der besonderen Situation momentan selbst frisch erprobt haben:

1. Schaffen Sie Büro-ähnliche Strukturen: morgendliche Dailys, idealerweise mit Video, stellen sicher, dass Ihr Team mindestens zu diesem Zeitpunkt einmal repräsentabel am Arbeitsplatz saß. Aus solchen Routinen kann auch das Ende eines Arbeitstages entstehen, um die verschwindenden Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem einigermaßen aufrecht zu erhalten.
2. Lassen Sie die Kommunikation nicht abreißen: wichtig ist noch mehr als sonst, mit dem Team zu reden. Dabei geht es sowohl darum, mehr über Projekte und Kunden zu kommunizieren, um die nicht transparente Kommunikation des Teams untereinander mitzubekommen aber auch darum, möglicherweise psychologische Herausforderungen des oder der Einzelnen herauszuhören und gegensteuern zu können. So wird jederzeit jedes Team-Mitglied mitgenommen.
3. Schaffen Sie eine virtuelle Kaffeeküche: Auch Arbeitsbeziehungen müssen gepflegt werden, der informelle Austausch neben den Standardmeetings ist wichtig. Führen Sie viele Einzeltelefonate, auch mal kurz über Alltagsthemen. Organisieren Sie eine Chatgruppe zum informellen Austausch. Laden Sie Ihr Team z.B. alle 14 Tage zu einem virtuellen Feierabendgetränk als Videokonferenz ein, ganz wichtig: ohne Agenda, keine zentrale Moderation! Oder zu einer gemeinsamen Mittagspause, im gleichen freien Format.
4. Unterstützen Sie Ihr Team bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes: Licht, Technik und insbesondere Stuhl und Tisch sind für viele spontan eingerichtete Home Offices Herausforderungen. Zuschüsse, Angebote oder auch ein Verleih des Unternehmens-eigenen Interieurs können hier helfen, eine möglichst gesunde und effiziente Variante der Heimarbeit zu ermöglichen.
5. Weisen Sie auf gesundheitliche Herausforderungen im Home Office hin: Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, Grundlagen der Arbeitssicherheit sicherzustellen. Dazu gehört auch, Herausforderungen der Heimarbeit zu benennen: Sich eingesperrt fühlen und immer am Arbeitsplatz zu sitzen, wirkt sich unmittelbar negativ auf den Körper aus. Weisen Sie also auf Angebote und Möglichkeiten hin, sich auch im Home Office physisch zu betätigen oder einen Spaziergang zu unternehmen.

Wir möchten Ihnen außerdem den Guide des t3n-Magazins ans Herz legen; hier finden Sie zahlreiche Informationen zum Thema Einrichtung des Home Office und auch zu Führung und Leadership im Home Office. Ergänzend hierzu stehen wir Ihnen selbstverständlich als Sparringspartner und IT-Berater bereit.

Wir wünschen Ihnen und Ihrem gesamten Umfeld weiterhin alles Gute und Gesundheit in diesen ungewöhnlichen Zeiten.