Seit den Relativitätstheorien von Albert Einstein wissen wir, dass die Zeit langsamer oder schneller vergehen kann. Tatsächlich können diese relativistischen Effekte, von den Physikern auch Zeitdilatation genannt, zum Beispiel durch die längere Lebensdauer von subatomaren Teilchen in Teilchenbeschleunigern oder langsamer laufende Uhren in Satelliten in der Erdumlaufbahn tatsächlich beobachtet werden.
In unserem alltäglichen irdischen Wirkungsumfeld ist die Zeit-Wahrnehmung eher subjektiver Natur und hat nichts mit den obigen physikalischen Gesetzmäßigkeiten zu tun. Sie ist bekanntlich gefühlt davon abhängig, ob man viel oder wenig zu tun hat. Interessanterweise ist die Erinnerung an diese Zeiträume eher umgekehrt:
- Lang, in denen wir viel erlebt oder gearbeitet haben – da viele Eindrücke abgespeichert – oder
- kurz, in denen eher wenig passiert ist oder gemacht wurde – da wenig Eindrücke abgespeichert.
Einstein, um letztmalig auf ihn zurückzukommen, wird folgende Analogie zur Relativitätstheorie als Erklärungsversuch für den Laien zugeschrieben:
When a man sits with a pretty girl for an hour, it seems like a minute, but let him sit on a hot stove for a minute — and it’s longer than any hour. That’s relativity.
Mit diesem augenzwinkernden Ausflug in die Physik, soll auf die permanente Herausforderung beim Zeitmanagement in Projekten übergeleitet werden.
Tempus fugit – die Zeit flieht
Dort haben Beteiligte und weniger Beteiligte ebenfalls eine dilatierende Wahrnehmung der Zeit. Sie vergeht insbesondere aus der Sicht der Beteiligten umso schneller und dies mit steigender Hektik je näher das Projektende rückt, zumindest aber ein wichtiger Meilenstein ansteht. Tempus fugit – die Zeit flieht – wie die Römer zu sagen pflegten. Außenstehende haben hingegen den Eindruck, der Projektfortschritt ist sehr verhalten, es geht im Schneckentempo vorwärts.
Die Zeit ist in Abhängigkeit der zu erledigenden Aufgabe sowohl ein flüchtiges als auch ein sensibles Gut. Zu wenig Zeit schlägt sich in der Qualität der Projektergebnisse nieder und erhöht die technischen Schulden. Zu viel Zeit muss keinen Mehrwert bringen; in der Regel erfolgt auch dadurch eine Verschlechterung.
Agiles Zeitmanagement: slack time
Denn nach dem britischen Soziologen Cyril Northcote Parkinson dehnt sich die Arbeit genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht und dies unabhängig von der Komplexität der Aufgabe. Ein dosierter Umgang mit der Zeit ist daher notwendig. Insbesondere mit agilen Projektmethodiken wie Scrum, Kanban oder extreme progamming (XP) versuchen Projektverantwortliche, mit daily standups, time boxing, sprints, story points oder planning poker das Spannungsfeld aus Zeit, Aufgabenumfang, Kosten und Qualität beherrschbarer zu machen.
Übrigens: In der Regel sorgt agiles Vorgehen nicht für ein schnelleres, sondern für ein besseres Ergebnis.
Ein weniger bekanntes Mittel im agilen Zeitmanagement ist die Anwendung der slack time, was am ehesten mit Freiraum-Zeit bzw. Zeit zur freien Verfügung übersetzt werden kann. Die slack time soll helfen, das Projekt kontrollierter und auch insgesamt entspannter, anstatt im Parforceritt durch das Ziel zu steuern.
Die slack time kann das Projekt toleranter gegen Unvorhergesehenes machen und die Atmungsfähigkeit, weit unterhalb der Hyperventilationsgrenze, bis auf das einzelne Teammitglied verbessern.
Bekannt wurde die slack time, als Google seinen Mitarbeitern 20% der Arbeitszeit für die Verfolgung eigener Ideen und Projekte mit geschäftlichem Bezug gestattete. Die Intention war, dass Mitarbeiter befreit von Deadlines und Erfolgsdruck ihre Kreativität entfalten und neue innovative Produkte zum Wohle des Unternehmens kreieren. Herausgekommen sind hierdurch unter anderem das Mail-Produkt von Google (Gmail) und der Kartendienst Google Maps. Google hat die slack time zwar wieder abgeschafft, andere Firmen wie Microsoft, Apple und Altassian haben diese in irgendeiner Form beibehalten. Die slack time kann in agilen Projekten entweder fest oder planmäßig vorgesehen werden. Fest am Ende eines jeden Sprints oder dynamisch situativ im Projektverlauf, etwa wenn der mit einer Aufgabe betraute Entwickler mit der Erledigung seiner Aufgabe schneller als der zugeordnete Tester ist.
Der Entwickler kann nun klassisch eine weitere Aufgabe aus dem Backlog nehmen oder den Freiraum selbstbestimmt nutzen, um zum Beispiel „runterzukommen“, Code zu verbessern (technische Schulden abbauen), Dinge auszuprobieren, sich fachlich mit Kollegen austauschen, …
Für und Wider slack time
Insgesamt soll durch die slack time die Qualität der Ergebnisse verbessert und die Mitarbeitermotivation hochgehalten werden. Dies ergibt insbesondere bei längeren Projektdauern mit zahlreichen Sprints Sinn, um einer Überarbeitung und Demotivation des Teams entgegenzuwirken. Des Weiteren bewirkt die slack time eine Angleichung der pace der Teams und vermeidet ein unkontrolliertes Aufschwingen der Arbeitslast.
Aus Sicht des Managements und des Auftraggebers kann die slack time hingegen als unnötig betrachtet werden, da sie für das Projekt nicht direkt nutzbare Zeitlücken produziert und sich im Team nach außen hin eine projektuntypische Entspanntheit einstellt.
Entwicklung und Umgang einer slack time
Für die Einführung der slack time gibt es keine Standardrezeptur und ein Erfolg kann sich erst spät oder gar nicht einstellen. Daher ist diese auch nicht als Einmaljoker zu betrachten und ergibt nur Sinn in Projektorganisationen mit der Möglichkeit einer wiederholenden Anwendung und Optimierung. Die Einführung muss mit dem Team abgestimmt und von jedem Teammitglied angenommen werden. Im Vorfeld kann mit dem Team ein Pool von Ideen und Aufgaben festgelegt werden, die in der slack time angegangen werden können. Dies sollten in der Regel zeitunkritische und unterbrechbare Aktivitäten sein.
Die slack time ist per se nicht als Risiko-Zeitpuffer zu verstehen, um Planungslücken zu stopfen oder auf typische (un)vorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. Wenn dies dauerhaft eintritt, ist das Risikomanagement bzw. das Projekt, sofern noch möglich, nachzubessern. Sie ist auch kein Heilmittel für ein zu spät gestartetes Projekt wegen z.B. ausufernden Vertragsverhandlungen. Die slack time kann, wenn richtig eingesetzt und gesteuert, ein Mittel sein, um das Projektziel nicht früher aber sicherer zu erreichen.
Sprechen Sie mit uns, wenn Sie an einer Einführung und Umsetzung interessiert sind.
