Der Freitag naht und damit nicht nur das heiß ersehnte und subjektiv wohl verdiente Wochenende. Es naht auch die Zeit der Lügen: der Projektstatusbericht. Nirgendwo sonst wird so gnadenlos die Wahrheit gebeugt wie in den zahllosen Wochenberichten der kleinen und großen IT-Projekte.
Warum ist das so? Die Struktur der Berichte ist einfach und mehr oder weniger überall vergleichbar: Was haben wir geschafft? Was kommt als nächstes? Wo stehen wir? Wo wollten wir eigentlich sein? Was könnte noch schief gehen? Das alles aggregiert in der beliebten Ampelfarben-Analogie. Grün. Gelb. Rot. Aber hier geht es dann manchmal schon los. Oder haben Sie an einer Ampel schon mal die Farbe Grün Minus gesehen? Oder Dunkelgelb?
Für den Projektleiter Hubertus Münchhausen, in seiner Rolle zuständig für den Projektstatusbericht, wäre es eigentlich einfach. Er muss nur zusammenfassen, mit was er sich ohnehin die ganze Woche befasst hat und für die korrekte Zuordnung der Farbe gibt es meist eindeutige Definitionen.
Sagen wir, der interne Bestellprozess hakt etwas und daher wurde die für das Projekt notwendige Hardware-Bestellung auch drei Wochen nach dem vereinbarten Termin immer noch nicht ausgeführt. Ein klarer Fall von Planabweichung; der ursprüngliche Termin ist nicht mehr einzuhalten. Das Projekt ist rot, auch weil das Projekt selbst das notwendige Wunder nicht bewirken kann.
Warum wir im Projektstatusbericht lügen
Im Projektbericht steht: „Hardwarebestellprozess fortgesetzt; Vorgehensweise abgestimmt.“ Gemeint ist: „Wir haben uns die ganze Zeit abgestrampelt und nichts bewegen können. Aber vielleicht kommt ein Wunder. Noch brauchen wir die Hardware ja nicht. Erst in zwei Wochen.“ Die Ampel im Projektstatusbericht ist grün. Warum macht Hubertus Münchhausen das und das, obwohl er bereits vor zwei Wochen warnend in seinem Berichtsentwurf die Farbe „Gelb“ melden wollte? Beim skandinavischen Programmleiter Back Togreenson kam das leider nicht gut an. „Wir setzen das falsche Signal!“ – „Wir machen nur die Pferde scheu!“ – „Wir eskalieren und beschleunigen später die Bestellausführung.“ Vielleicht weil er auf die zwangsläufige Frage: „Was sind Ihre Maßnahmen zur Mitigation?“ keine Antwort geben kann, mitunter, weil es keine gibt. Oder weil die Auftraggeberin Edda Kosten die Wahrheit einfach nicht wissen will, solange die Katastrophe nicht unübersehbar eingetreten ist.
Der grundsätzlich als Mittel geeignete Projektstatusbericht wird seiner Wirkung beraubt und verkommt zum reinen Euphemismus-Sammelbecken.
So wurde in einem umfangreichen Software-Entwicklungsprojekt der Projektfortschritt noch bis kurz vor dem geplanten Vorstellungstermin der Ergebnisse wochenlang „Grün“ gemeldet, obwohl die eigentlichen Entwicklungsarbeiten noch nicht einmal angefangen hatten. Aus politischen Gründen wurde dieser Zustand im Projekt- und Programmbericht verschleiert. Der entstandene Schaden durch Mehraufwände hätte vielleicht vermieden, so doch zumindest verringert werden können, wenn die entstandenen Verzüge rechtzeitig offen kommuniziert worden wären.
Damit ein Projektbericht seinen Aufgaben – schnelle Information aller Projektbeteiligten sowie Kontroll- und Warninstrumente – gerecht werden kann, braucht man einen Projektleiter, der mit der nötigen Erfahrung ausgestattet ist, eine heikle Situation zu erkennen und über das Rückgrat verfügt, die objektive Darstellung der Situation durchzusetzen und das notwendige kommunikative Fingerspitzengefühl hat, diesen Zustand angemessen darzustellen: einen „Bocca de la verità“. Die erfahrenen, unabhängigen Berater bei NOVEDAS verfügen über diese Eigenschaften und setzen diese zum Wohl der durch sie betreuten Projekte seit Jahren ein. Auch für ein sinnvolles, objektives Projektreporting und einen Projektstatusbericht.
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