Mitte / Ende der neunziger Jahre wurde ITIL geschaffen – von der britischen Regierung, um den Betrieb ihrer Informationstechnik auf ein solides prozessuales Fundament zu stellen und die Qualität der IT-Dienstleistungen zu verbessern (heute erscheint es häufig so, als sei in dem Prä-ITIL-Zeitalter alles unordentlich, ungesteuert und schlecht gelaufen).
Im Rahmen der Genese von ITIL entstand der Prozess „Configuration Management“ – schließlich sei es doch sinnvoll zu wissen, welche IT-Ressource genau aus welchen Komponenten bestünde und wie sie konfiguriert sei. (nur für den Fall, dass sich ein Benutzer einmal mit einem Fehler – „Incident“ – beim „Service Desk“ meldet oder wenn man neue Software installieren will).
Ob sich damals jemand von der britischen Regierung darüber Gedanken gemacht hat, wie denn das Zusammenspiel zwischen dem Configuration Management auf der Seite der Techniker mit dem Asset Management (Bestandsführung und Anlagenbuchhaltung) der Kaufleute ist?
Wenn man in dem (inzwischen veralteten) ITILv2-Handbuch nachschlägt, findet man dort folgende Definition:
The goals of Configuration Management are to:
- account for all the IT assets and configurations within the organisation and its services
- …
- verify the configuration records against the infrastructure and correct any exceptions.
Ich stelle es mir bildlich vor: der frischgebackene IT-Leiter kommt von einer ITIL-Informationsveranstaltung und weist seine Mitarbeiter an, nun endlich den Configuration Management-Prozess zu implementieren – schließlich seien die Ziele und Aufgaben des Prozesses ja schon seit langem bekannt. Zwei Tage später findet er sich in einem Eskalationsgespräch mit dem CFO des Unternehmens, der ihn freundlich aber bestimmt darauf hinweist, dass Bestandsführung und Anlagenbuchhaltung in seinem Verantwortungsbereich lägen und er sich etwaige Einmischungen in der Zukunft verbittet. Oder wolle die IT gar die ungeliebte Inventur übernehmen?
Mit eingezogenem Schwanz kehrt der in sein Büro zurück und blättert eine Seite weiter im ITILv2-Handbuch:
„Given the definition above, it should be clear that Configuration Management is not synonymous with Asset Management, although the two disciplines are related. Asset Management is a recognised accountancy process that includes depreciation accounting. Asset Management systems maintain details on assets above a certain value, their business unit and their location. Configuration Management also maintains relationships between assets, which Asset Management usually does not. Some organisations start with Asset Management and then move on to Configuration Management.“
Aha.
Der letzte Satz erregte eine gewisse Heiterkeit bei mir: der deutsche Gesetzgeber verlangt eine verbindliche Anlagenbuchhaltung, auf der eine ganze Reihe kaufmännischer Abläufe basieren. In England schien das zumindest in den neunziger Jahren nur bei einigen Unternehmen so gewesen zu sein.
Kurzum: die ITIL-Vorgaben lassen bei diesem wichtigen Prozess einiges offen und gehen an der in Unternehmen gelebten Wirklichkeit vorbei. Aus meiner Sicht sind bei einer Implementierung der Prozesse im Unternehmen dringend zu regeln:
- Zusammenspiel zwischen Bestandsführung / Anlagenbuchhaltung und Configuration Management
- Abbildung von seriennummerngenauer Erfassung von Configuration Items (CIs) auf eine anlagenklassenbezogene Bestandsführung und Aktivierung.
- Synchronisierung der beiden Prozesse (Zugänge, Abgänge)
- Synchronisierung der Organisationsabbildung (Zuordnung zu Kostenstellen, Organisationseinheiten, Lokationen und Personen)
- Klärung des führenden Systems (bzw. Klärung, welches der beiden Systeme – ERP und Config-DB – für welche Daten führend ist)
- Festlegung der Anlageklassen (gehört der externe BlueRay-Brenner zu dem Desktop-System / Anlagegut oder ist er ein eigenes Anlagegut?)
- und nicht zuletzt die Klärung der organisatorischen Verantwortlichkeiten im Unternehmen: wer hat den Hut auf für die Bestände?
Es gibt noch eine ganze Reihe weiterer zu regelnder Aspekte, die eine Implementierung eines Config Management-Prozesses neben den (zumindest in Deutschland) bereits bestehenden kaufmännischen Prozessen zum Scheitern bringen können. Eine detaillierte Planung und eine gute Zusammenarbeit von IT-Abteilung und Buchhaltung sowie Erfahrung bzgl. der Stolpersteine sind Voraussetzung für eine erfolgreiche Config-Management-Implementierung.
